たきぽんライブラリー   作者 瀧本 峰裕  

one teacherから業務改善

<小学校の業務をExcelで自動化。小さな事から大きな事まで同じ作業をするなら,楽に正確に1秒で終わらせる!(どんなものを自動化したいですか?)>

何かと忙しい学校現場。そこで作者やその仲間たちが実際に使ってきて,事務処理に役に立つと思われるものをこのページで紹介しています。 『楽に,正確に』仕事をこなしたい方,ぜひ使ってみて下さい。

テーマは,「合理的な業務負担の軽減」です。



◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆  weekly topic(4/10)  ◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆

●多くの小学校で入学式が行われたと思います。いかがでしたか。コロナ対策をしながらの入学式は大変だったでしょう。 本当にお疲れさまでした。
●子供たちとの学校生活はいかがでしたか。元気な声に圧倒されたり,元気づけられたり,懐かしく思えたり,色々とあったでしょう。 来週から本格的に子供たちとの生活が始まります。子供たちと一緒に笑顔で過ごしていきましょう。

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ファイル名内容

時数ファイル

年間の授業時数を計算したり,週案を作成したりします。

要録ファイル様式1

指導要録様式1をエクセルファイルで作成します。

お知らせファイル

教諭がパソコンを起動させた時に伝えたい事項を自動的に表示させます。

アレルギー対応食お知らせ

給食でのアレルギー対応食の有無を知らせてくれます。

担任ファイル

出席簿,皆勤賞の賞状,通知表,指導要録資料の作成をします。

ファイル名内文字検索

複数のファイルに使われている任意の文字の数を調べます。

※これらは全てエクセルのマクロを使用して作られています。
※不具合,質問等がありましたら,お知らせ下さい。


非表示メール


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      時数ファイル 「時数ファイル」は2021年度も使用できます。

ver210427


※随時ダウンロードしてバージョンアップできます。   
※バージョンアップの方法は{こちら}です。      

・担任の気持ちになって作りました。授業時数の集計,進捗状況の把握に役立ちます。
・年度始めに年間予定時数をボタン操作で一気に算出。その都度,実際に行った教科をマウスで修正。
・単元名,目標は手入力ですが,週案の仕上げはボタン操作。(次の週からは単元名,目標は引き継ぎます。)
・その他のうっかり防止・便利な機能が満載!!今年度からどうぞ。きっとお役に立ちます。
非表示 非表示

~~~~~~~~~~  今回のバージョンアップについて  ~~~~~~~~~~

●特別支援学級の時間割作成において,「余り時数」の「自立活動,日常生活の指導,遊びの指導,生活単元学習」の欄が 正しく表記されないという不具合がありました。気づかれた方もいらっしゃるでしょう。正しく表記されないまま 年間計画を作成されたと思います。今後の週案集計には影響はありませんのでそのままお使いください。 今回のバージョンアップで正しく表記されるようにしました。大幅な時間割変更の時に利用してください。
非表示

========== 「時数ファイル」を使うメリット ==========

エクセルで作られているファイルなので、インストール不要です。ーーーーーーーーーーーーーーーーーー
エクセルで作られているファイルなので、持ち運び自由です。ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
いつでもバージョンアップすることができます。ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

ーーーーーーーーーーーーーーー   特 徴   ーーーーーーーーーーーーーーー

(1)下記のパターンに対応しました。ーーーーーーーーーーーーーーー
  ①通常学級ー単式   ②通常学級ー複式   
  ③特別支援学級(1~3人まで)   ④専科
(2)週案用紙でも進捗状況が確認できるようにしました。ーーーーーー
(3)3学期制のみの対応です。ーーーーーーーーーーーーーーーーーー
  2学期制には対応していません。

ーーーーーーーーーーー Q & A (クリックしてください) ーーーーーーーーーーー

Q1.年度途中に時間割の変更があった場合,対応できますか?

A1.はい,対応できます。
その方法は{こちら}です。

Q2.春分の日,秋分の日,建国記念の日などの祝日はその都度,週案に入力するのですか?

A2.いいえ,すでに設定してありますので使用者が設定する必要はありません。
建国記念の日・勤労感謝の日などの月日か決まっているものと,成人の日・敬老の日などの第○日曜日と決まっているものは 「時数ファイル」でプログラミングされています。また,山の日・スポーツの日などの特別な年の祝日は作者が設定しています。

Q3.日曜日の行事を週案に入力することを忘れがちなのですが,対策はありますか?

A3.あります。
「時数ファイル」で年間計画表に日曜日の行事を入力しておけば週案に反映されますので, 絶対に日曜日の行事を入力し忘れることはありません。7時間目の授業も同様に年間計画表に 入力しておけば週案に反映されますので,入力し忘れることはありません。

Q4.年間計画表と週案の時間割が違うことがありますか?

A4.ありません。
年間計画表をもとに週案を作成したのちに,週案の教科を変更しても年間計画表に反映するようにしています。 また,週案の実施を作成したのちに年間計画表の教科を変更しようとすると,その週の週案の実施を変更するように促すようにしています。よって,年間計画表と週案に矛盾が生じることはありません。

Q5.年度途中からでも「時数ファイル」を使い始めることができますか?

A5.できます。
どこまで忠実に記録に残すか,何月から「時数ファイル」を使い始めるのか,どれくらいの労力をかけてもいいのか等によって方法が違ってきます。 ご相談下さればより良い方法をご提案します。

ーーーーー   「時数ファイル」の使い方紹介(音のない動画です)   ーーーーー

ーーーーーーーーーーーーーーーーー 基本編 ーーーーーーーーーーーーーーーーー

非表示学級(通常学級か特別支援学級か専科か),学年などの設定の方法の説明です。 非表示通常学級単式の長期休業・秋分の日・春分の日・時間割等の設定の方法の説明です。
非表示通常学級複式の時間割等の設定方法の説明です。通常学級単式と似ています。 非表示専科の時間割等の設定方法の説明です。様々な学年,様々な教科を設定することができます。

ーーーーーーーーーーーーーーーーー 小技編 ーーーーーーーーーーーーーーーーー

非表示入力フォームにある矢印(↑↓←→)をダブルクリックすると,矢印の方向にセル選択を移動する機能の説明です。 非表示入力フォームにおいて,例えば1.2年生だと「生活」のボタンが有効になりますが,3~6年生以上だとグレー表示になり,無効となる機能の説明です。
非表示年度途中に,特別支援学級の児童名が変わる場合の対処方法を説明します。 非表示年度途中に時間割を余儀なく変更しなくてはならないことがあるでしょう。希望する月日からの時間割変更の方法を説明します。
非表示新型コロナウィルス対策により,夏休み期間が短縮になる地域もあると思います。その際の設定について説明します。

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要録ファイル様式1

ver200101


新1年生が入学して5月までに指導要録様式1を作らなくてはなりません。 1年担任にとっては間違えないようにと神経を使う作業です。 これをエクセルで作成し,連続印刷をすると大変助かります。 同僚にチェックしてもらってたとえ間違いがあっても修正して印刷すればすぐに出来上がります。 印刷時には大量印刷の失敗に備えて,1人目を印刷した後に自動的に止まり印刷を継続するか終了するかをたずねる機能を付けました。

さあ神経をすり減らさずに,楽に正確に業務をこなしていきましょう。転入生の場合にも使用できます。


<データ入力画面>
<指導要録様式1の作成・印刷画面>

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お知らせファイル

ver210401


※インターネットエクスプローラーで作動します。残念ながらエッジでは正常に作動しません。



日々忙しく変化のある毎日を過ごしている中で,いつも通りにパソコンを起動するだけで 教頭先生からの伝言を受け取ることができるシステムを作りました。 どこかのボタンをクリックしたり,伝言内容を見るためのパスワードを入力したりすることなく, 起動した時に自動でパソコンの画面に伝言内容が表示されます。 これを活用してお互いにすることを確認し合い,「うっかりミス」を減らしていこう。


説明ページは,{こちら}です。


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アレルギー食対応お知らせ

ver200718


気を付けていなければなりません。油断してはいけません。児童の命に関わることです。
そんな給食でのアレルギー対応食の有無を知らせてくれるファイルです。
デスクトップなどの任意の場所に置き,「スタートアップ」か「タスクスケジューラ」で起動させれば
入力したデータをもとに,その日のアレルギー対応食の有無をパソコンが知らせてくれます。
※「スタートアップ」で開く方法は,{こちら}です。
※「タスクスケジューラ」については,少し難しいのでネットで検索してください。
日々忙しく変化のある毎日を過ごしている中で,いつも通りにパソコンを起動するだけで 教頭先生からの伝言を受け取ることができるシステムを作りました。 どこかのボタンをクリックしたり,伝言内容を見るためのパスワードを入力したりすることなく, 起動した時に自動でパソコンの画面に伝言内容が表示されます。 これを活用してお互いにすることを確認し合い,「うっかりミス」を減らしていこう。



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担任ファイル

ver200400


毎月の出席簿が電子化され,2,3回のクリックで作成できたら楽ですよね。
(できます。間違ってもパソコン上で簡単にやり直すことができます。)
電子化した出席簿をもとに通信簿の出欠席数が自動入力されたら楽ですよね。
(できます。出席数,欠席数等を調べ直さなくてもいいんです。)
電子化した出席簿から自動で無欠席児童を抽出し,皆勤賞の賞状を作成できたら素敵ですよね。
(できます。だれが無欠席かを意識しなくてもいいのです。)
単元ごとのテストを入力するだけで通信簿に3段階の成績が自動入力されたら楽ですよね。
(できます。作業時間が大幅にカットされます。)
全児童の通信簿のすべてが両面印刷されたら気分が楽ですよね。
(できます。管理職に全ての一覧表を提出したら,すでに通信簿は完成したようなものです。)
年度末には,通信簿の結果から,全ての指導要録用のデータを作成できたら感激ですよね。
(できます。文末や文字数の修正をするぐらいで,4月からのいろいろなデータを見返す必要がありません。)

そんなエクセルファイルがあります。
それが 「担任ファイル」 です。
<紹介>
担任の仕事を合理化・軽減するためのファイルです。次の仕事を連携し合って作成します。
  • 出席簿(出欠席)
  • 皆勤賞(賞状)
  • 成績補助簿(成績処理)
  • 通信簿(通知表,あゆみ)
  • 指導要録の元となる書類
これらの全てのデータを連携させ,合理的に業務を軽減させます。
 ※「特別の教科 道徳」に対応しています。
 ※ある程度,使いこなすには,やはり慣れが必要です。初めての方は出席簿作成機能を使ってみてください。
  ほとんどの場合,マウス操作だけで1か月分の出席簿を完成させることができます。
詳しくはここをクリックしてください。
※初めての方はファイルを開いてすぐに表示される上のフォームの「単独使用」を押してください。
その後,児童名簿を読み込んでください。

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ファイル名内文字検索

ver161218


<特徴>
  • 特定のフォルダの中のそれぞれのファイル名の中から任意の文字を検索し,その合計を求めます。
  • 任意の文字数は一度に複数設定できます。
<用途>
  • 卒業アルバムを作成する際,1つの画像ファイルのファイル名に写っている児童の名前を追加しておき,この検索ソフトを使えば,どの児童の写真が今何枚選択されているかが分かります。
  • 学級通信に児童の感想等を載せた時に,ファイル名の末尾に児童名を付けておけば,この検索ソフトを使って,どの子の感想を何回載せているかを把握することができます。

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※これらは全てエクセルのマクロを使用して作られています。
※不具合,質問等がありましたら,お知らせ下さい。    

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